Het was mijn moeder die me vorige week een nieuw inzicht bezorgde. We hadden iets afgesproken en enkele weken na de deadline vroeg ze me hoever ik daarmee stond. Ik vertelde dat ik dat had ingepland in de week die kwam. Ze waarschuwde me en zei dat ik bewuster moest omgaan met beloftes. Iemand die zijn beloftes niet nakomt is onbetrouwbaar. Ik voelde me aangevallen door deze reactie en zei haar dat ik toch mijn afspraken nakwam, dat ik het toch zou doen. Haar boodschap was echter niet dat ik de afspraak niet zou nakomen, wel dat ik mijn belofte van een bepaalde deadline niet nakwam. Zover had ik - om eerlijk te zijn - nog nooit gedacht.

Zoiets komt binnen. Zeker bij mij, omdat “vertrouwen" en dus "betrouwbaar zijn” een van mijn belangrijkste waarden is.

In dit artikel maak ik dankbaar gebruik van mijn ervaring om mezelf en jou als lezer te verdiepen in dit thema.

Wat is betrouwbaarheid?

Volgens het Nederlandse kenniscentrum Outstanding betekent de competentie “betrouwbaarheid" dat men erop kan vertrouwen dat de ander een gegeven belofte of gemaakte afspraak ook daadwerkelijk nakomt.

Betrouwbaarheid valt uiteen in 3 deelvaardigheden:

• Het nakomen van afspraken en als men afspraken niet kan nakomen daar goed over communiceren;
• Verantwoordelijkheid nemen voor het eigen handelen;
• Integer gedrag: open en transparant zijn en steunend gedrag vertonen naar anderen.

Wat is een belofte?

We maken met z’n allen dagelijks verschillende beloftes. Vanaf het moment dat iemand iets vraagt en je stemt ermee in, dan heb je het al aan je been. Elke afspraak, elke toezegging houdt in dat je iets “te doen” hebt. In zo’n afspraak zit ook een engagement en een deadline, ook al werd dat niet uitgesproken.

Dus, bij een belofte is er altijd sprake van:

• toestemming
• zichtbare actie
• deadline

Het probleem met persoonlijke referentiekaders

Je herkent vast wel dit gesprek:

Ann: Jos, mag ik wat vragen: “wil jij de bloemen water geven?" Jos: Ja hoor, met alle plezier!

Enkele dagen later

Ann: Jos, de bloemen zijn helemaal verdord … jij zou ze toch water geven? Jos: Ja, ik zou dat morgen doen... maar als je wil, doe ik het meteen.

Jos had een belofte gemaakt, maar er was onduidelijkheid over het tijdstip. Hier was geen afspraak rond gemaakt en zowel Jos als Ann keken naar de werkelijkheid vanuit een andere bril. Jos had duidelijker een ruimer tijdsbegrip dan Ann :-)

Iedereen heeft een eigen bril van waaruit je naar de werkelijkheid kijkt. Je hebt overtuigingen die niet noodzakelijk dezelfde zijn als die van de ander. Bovendien is het onmogelijk om niet te communiceren. Alles is dus altijd communicatie. Ook al is jouw belofte “jaja, ik ga dat doen” en spreek je geen termijn af (wat in mijn voorbeeld hierboven het geval was), dan zal de ander zijn eigen referentiekader gebruiken om de termijn te bepalen.

Hoeveel engagementen en afspraken heb jij lopen?

We zeggen in het leven heel vaak JA op vragen van anderen. We engageren ons ook vaak in projecten, werkgroepen, of andere soort afspraken. En op den duur verlies je het overzicht en laat je steken vallen.

Vraag

• Welke engagementen heb jij lopen?
• Waarop zeg jij JA en welke belofte maak je dan?

Het niet nakomen van een belofte of het onduidelijk communiceren over een belofte, maakt je onbetrouwbaar voor de ander.

Je hoofd is om ideeën te hebben, niet om beloftes in op te slaan.

Je weet wellicht al dat ik een GTD (Getting Things Done) fan ben. GTD helpt je om je hoofd leeg te maken en het werk gedaan te krijgen en veel productiever te zijn.

Een basisregels is dat jouw hoofd niet gemaakt is om informatie, taken, beloftes en engagementen in op te slaan want je hoofd is NIET betrouwbaar. Je kent het vast dat als je naar de winkel gaat met een boodschappenlijstje in je hoofd, dat je dan gegarandeerd merkt iets vergeten te zijn als je terug thuis komt.

Daarom is het noodzakelijk een betrouwbaar systeem te hebben. Ik gebruik hiervoor Nozbe, een systeem om mijn taken, projecten bij te houden.

Mijn intentie is alvast om ook al mijn beloftes bij te houden. Wellicht zal ik schrikken van het aantal taken en beloftes. Maar dat geeft me de kans om op toekomstige vragen bewuster ja of nee te zeggen.

 

Enkele tips om je betrouwbaarheid te vergroten en beloftes daadwerkelijk na te komen

1. Verminder het aantal en schrijf ze op Het is misschien een open deur intrappen, maar hoe minder beloftes en afspraken of engagementen je lopen hebt, hoe minder de kans dat je ook een belofte niet nakomt. We leven in een samenleving waarin drukte een graadmeter voor succes is. We zijn echter niet verplicht om op die manier in die hectische wereld mee te draaien. Kies zelf welke engagementen je opneemt en welke beloftes je wil opnemen. En schrijf ze op in jouw nieuw betrouwbaar systeem, zodat je ze niet vergeet.

2. Communiceer over het proces en de uitvoering van jouw belofte Vertel regelmatig de ander over de stand van zaken als jouw belofte een groter project is. Het is niet omdat je een belofte hebt gemaakt, dat je daar niet op kan terugkeren. Maar dan is een goede en eerlijke communicatie belangrijk.

3. Wees eerlijk over fouten of vergissingen Fouten maken is menselijk, maar een eerlijke communicatie daarover maakt je betrouwbaar.

4. Vraag zelf naar bepaalde regels of procedures Ga niet uit van jouw eigen waarheid, maar vraag ook naar de waarheid van de ander. Spreek dus over wat op het eerste zicht evident lijkt: maak het SMART (specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch, tijdsgebonden).

5. Verschuil je niet achter overmacht Komen we een belofte niet na en worden we hierop aangesproken, dan staan we vaak snel klaar met een reden. Maar daar is de ander niets mee. Verontschuldig je en zoek een oplossing.

6. Schrijf alles op Je hoofd is niet gemaakt om alles te onthouden van afspraken, beloftes en taken. Kies dus voor een betrouwbaar systeem buiten je hoofd en krijg een beter inzicht in alles wat je te doen hebt.

VRAAG: hoe ga jij om met beloftes en heb jij een systeem om je beloftes na te komen?