Als je in een vreemd land bent en je spreekt de taal niet...  dan kan dat wat frustrerend zijn, maar via handgebaren en tekeningetjes maak je jezelf wel duidelijk. Veel lastiger is het wanneer je dezelfde taal spreekt en je voelt je niet begrepen. Je hebt het gevoel dat je er alleen voor staat. Het lijkt alsof je Chinees spreekt en toch is het dezelfde taal. Wanneer er iets fout loopt op het werk of in een relatie, is "de communicatie" vaak kop van jut. Mensen zeggen dat dan ook zo: het ligt aan de communicatie. Ik heb dat altijd fascinerend gevonden, omdat communicatie zo'n ruim en groot begrip is en het tegelijkertijd dus niks zegt. In dit artikel diep ik het begrip communicatie uit en geef ik je als "uitsmijter" 10 tips om beter begrepen te worden en 10 tips om beter te begrijpen. Alstublieft! 

Communicatie kan vermoeiend zijn!

Iedereen kent wel iemand waarmee je een moeilijk "contact" hebt. Het lijkt wel alsof elk woord dat je zegt misbegrepen wordt. Je vraagt je zelfs af of je dezelfde taal wel spreekt. Bovendien zijn het niet alleen de woorden die vaak misbegrepen worden, maar ook dat wat je doet én zelfs wat je niet doet. Vermoeiend! :-)  

De 4 luisterniveau’s van Theory U

Otto Scharmer is docent aan het Massachusetts Institute of Technology (MIT) en werkt samen met Peter Senge (medeauteur van Theory U en auteur van het prachtige boek Presencing). Volgens Scharmer proberen we met technieken uit het verleden oplossingen te bedenken voor de toekomst. Terwijl we er dan soms (vaak) achterkomen dat dit niet werkt. Scharmer formuleert twee vormen van leren: leren vanuit ervaringen uit het verleden en leren van de toekomst zoals het zich in het nu ontplooit. Wanneer luisteren om te reageren overgaat in luisteren om te begrijpen, dan ontstaat er écht contact. Downloading In de fase van downloading hoor je enkel en alleen elementen die in jouw referentiekader passen. Je gebruikt ze om jouw eigen wereldbeeld te bevestigen. In deze fase ben je veel meer bezig met het zoeken en vinden van oplossingen, vertrekkende vanuit je eigen referentiekader. In deze fase gaat het eerder over jou dan over de persoon die recht tegenover jou zit. Feitelijk luisteren / open Geest Deze vorm van luisteren is meer gericht op feiten. Je bekijkt wat je waarneemt zo objectief mogelijk en je toetst wat je al weet aan de nieuwe informatie en of je van daaruit je beeld bijstelt. Empathisch luisteren / open Hart Naast luisteren met je hoofd, je geest, kun je ook luisteren met je hart. We verlaten als het ware de cijfers en de feiten en we gaan vanuit echte betrokkenheid luisteren. Via ons inlevingsvermogen verplaatsen we ons in de ander zonder het direct te analyseren. Er is in deze fase nog steeds een bepaalde afstand, er is dialoog. Generatief luisteren / presencing / open Wil In deze laatste fase van het luisteren, komen we aan in een veld van intens gewaar zijn, een andere staat van bewustzijn, een ervaring die moeilijk te verwoorden is. Onze gedachten, emoties, het ego en onze persoonlijkheid zijn afwezig. Het maakt plaats voor het afstemmen op onze innerlijke wijsheid. Het is helemaal aanwezig zijn in dit moment.  

De "3 stemmetjes" die in de weg staan van echt contact

In communicatie komen we ook een aantal stemmen tegen die ons tegenhouden om echt contact te hebben met elkaar. Een collega van mij, Katrien Cassiers, beschreef dit prachtig in het Tijdschrijft Interactionele Vormgeving. Jaargang 13, Nummer 53. De eerste stem die we tegenkomen is "de stem van het oordeel". We bekijken de situaties, de persoon vanuit ons eigen referentiekader en hebben er een oordeel over. Dit staat een verdere beweging naar “aanwezig zijn” in de weg. Een volgende stem die we tegenkomen, is "de stem van het cynisme". Dit houdt ons tegen om kwetsbaar te zijn, ons te laten raken door anderen of gebeurtenissen. Het laat ons niet toe ons te verbinden met de ander. Een derde stem is “de stem van de angst”. Ze laat ons niet toe los te laten wat we hebben of wie we zijn.

Ervaar je een moeilijke communicatie?

Als het moeilijk loopt in de communicatie tussen jou en een andere persoon, dan kun je nagaan in welke fase van luisteren jij je bevindt en welke stem er aan het woord is:

• Bekijk en beluister ik deze persoon vanuit vroegere ervaringen? Zijn er oordelen aanwezig?
• Kan ik de weetjes en feiten i.v.m. deze persoon naast me neerleggen en objectief luisteren naar wat hij of zij zegt?
• Is het mogelijk om mijn hart te openen en er helemaal zijn of ben ik cynisch?
• Laat ik toe om "mijn ego" helemaal te laten vervagen en contact te maken met het veld tussen ons?

Tegelijkertijd kun je ook proberen om zicht te krijgen in welke mate de ander zich kan openstellen voor een bepaalde fase in communiceren. De manier waarop een cliënt in contact gaat met mij, kan iets vertellen over de manier waarop de cliënt in relatie treedt met de buitenwereld.  

Beter begrepen worden en beter begrijpen

Als afsluiter van dit artikel geef ik je graag 20 tips om beter begrepen te worden en ook om beter te begrijpen. Beter begrepen worden?

1. Geef jouw boodschap op een gestructureerde en eenvoudige manier
2. Bereid erg belangrijke boodschappen altijd voor
3. Kies het juiste tijdstip
4. Leef je in je gesprekspartner in
5. Durf ook jouw emoties te benoemen (blij, boos, verdrietig, …)
6. Luister ook naar wat je gesprekspartner zegt en op welke manier hij dat doet (verbale en non-verbale taal)
7. Wees authentiek, wees “echt” in je boodschap… straal uit wat je zegt
8. Zorg voor de juiste context, situatie waar je je verhaal brengt
9. Kies voor het juiste communicatiemiddel (face to face, email, telefoon, brief, sms, …)
10. Groei in het geven van boodschappen door feedback te vragen

Beter begrijpen?

1. Check of je de boodschap juist begrepen hebt door te herhalen in je eigen woorden
2. Luister echt: wees met al je aandacht bij de ander en tracht niet met je eigen gedachten en gevoelens bezig te zijn terwijl de ander praat. In NLP noemen ze dit 'uptime' (versus 'downtime')
3. Past dit moment je niet om te luisteren? Zeg dat dan en maak een afspraak waarbij je vervolgens met 100% aandacht kunt luisteren
4. Laat stiltes toe. Niet alle mensen kunnen even snel nadenken en vertellen. Laat daarom af en toe een stilte, zodat je gesprekspartner kan nadenken.
5. Stel bijkomende vragen: Je kunt ofwel een open vraag stellen (waarbij de verteller meer over het onderwerp kan vertellen) of een gesloten vraag (waarbij enkel ja of nee gezegd kan worden).
6. Maak notities indien gepast
7. Luister en blijf zolang mogelijk bij het verhaal van de zender
8. Zorg voor een open lichaamshouding, een luisterende lichaamshouding
9. Is het verhaal je niet duidelijk, heb je het niet begrepen? Durf dit te zeggen en vraag verduidelijking.
10. Iedereen wil begrepen worden…  Groei in het (actief) luisteren door feedback te vragen of te "parafraseren". Vertel kort in je eigen woorden wat de ander heeft verteld. Hij zal zich erg begrepen voelen. Na een positieve reactie kun je nog een vraag stellen.

 Vraag: wat vind jij het moeilijkste in communicatie?