Niet harder, wel slimmer werken om meer gedaan te krijgen. De beste tips die ik zelf toepas

Voor druk bezette mensen met veel ambitie, is tijd wellicht de grootste belemmering. We hebben te weinig tijd voor al die projecten die ook belangrijk zijn. We stellen wel prioriteiten, maar toch blijf je kijken naar al wat je niet gedaan krijgt. Erg vervelend. Automatisch duwen we dan nog wat extra op het gaspedaal. En heel even kunnen we dat aan. Maar doen we dat te lang, dan branden we op.

De oplossing is niet harder werken. Maar wel slimmer werken. Het is een vorm van omdenken. En in dit artikel geef ik je mijn beste tips, die ik zelf zo goed als elke dag toepas. Veel leesplezier ermee!

Ken je eigen bioritme
Het start met weten wanneer jouw productiefste moment van de dag is. Iedereen heeft z’n eigen bioritme. Sommige mensen zijn ochtendmensen, anderen avondmensen. Zelf ben ik iemand die ’s morgens heel productief kan zijn en ’s avonds ook. De middag is voor mij mijn minst productief moment van de dag.
Het spreekt voor zich dat in je dagplanning je hier best rekening mee houdt. Zo hou ik mijn “moeilijkste of belangrijkste” taken voor mijn meest productieve momenten van de dag.

Bepaal je Meest Belangrijke Taak
Elke avond sluit ik mijn dag af met de vraag hoe mijn dag van morgen er uit ziet. Ik bepaal mijn meest belangrijke taak van de dag. Ik stel mezelf de vraag wat mij super blij zou maken, welke taak mij brengt bij een volgende belangrijke stap van mijn project.

Meer slapen
Ik ben het helemaal niet eens met iedereen die beweert dat je door minder slapen, meer tijd krijgt om productief te zijn. Ik heb het lange tijd geprobeerd om vroeg op te staan en dus zogezegd meer te doen. Maanden lang stond ik om 5 uur op. En de realiteit is dat mijn productiviteit als een kaartenhuisje in elkaar viel. Ik werd sneller vermoeid, ik deed minder en begon gefrustreerd te geraken. Het was een experiment en duidelijk niet mijn ding. De wetenschap is het trouwens eens met mij. Een goede kwaliteit van slaap, voldoende uren en voldoende diepe slaap, geeft ook je productiviteit meer kwaliteit.

Eat the Frog
Een zeer fijn boekje uit de wereld van “timemanagement” is “Eat that Frog” van Brian Tracy. De auteur stelt dat je de dag best start met die ene taak waar je het minst naar uitkijkt. Zo’n taak is vaak iets wat je van nature zou uitstellen, die je een hele dag mentaal blijft achtervolgen. Als je het ’s morgens als eerste aanpakt, dan ben je de rest van de dag een blije mens en dat geeft jouw productiviteit een boost.

Gebruik checklists
Voor alles wat meerdere keren terugkomt, maak ik een checklist. Of het nu gaat over mijn boekhouding, over het schrijven van een artikel, het updaten van mijn website, het geven van een training of webinar, het maken van mijn reiskoffer, … ik maak voor alles een checklist. Het maakt dat ik geen tijd verlies met nadenken hoe iets alweer moet. En ik win er veel tijd mee.
Er bestaat trouwens een website met gigantisch veel checklists, en je kan er zelf ook jouw checklists aanmaken of aanpassen. Check dus zeker: http://nl.checklist.com/

Ga op date met …. jezelf
In mijn agenda zet ik blokken vast, waarin ik een date plan met mezelf. Het zijn momenten die anders snel ingevuld taken met andere afspraken of taken, waardoor er geen tijd meer overblijft om goed voor mezelf te zorgen. En dat zorgen voor mezelf kan evengoed “niksen” zijn, of kan wandelen zijn, sporten, muziek luisteren, lezen, … gewoon iets om de batterijen op te laden. Net zoals een topsporter is het belangrijk om voldoende te rusten en je niet op te branden door je te overdoen.

Doe alles in blokken (van 25 minuten en in bulk) en stop met multitasken
De mythe van multitasken is al lang doorprikt. Het klopt niet. We zijn niet gemaakt om dingen tegelijkertijd te doen. Ook niet als je een vrouw bent ;-).
Wat enorm helpt voor je productiviteit is om dingen in bulk te doen. In plaats van een hele dag je mail te verwerken, terwijl je ook andere dingen doet, is het veel slimmer om het slechts 2 keer per dag te doen. Mijn podcasts neem ik bijvoorbeeld op per drie afleveringen. Ook het onderhouden van mijn sociale media doe ik in bulk. Ik plan berichtjes in, zodat ik niet een hele dag door online hoef te zijn. Het maakt dat ik veel tijd win, omdat ik niet iedere keer alles moet klaarzetten of bedenken.
Aan een taak werk ik ook niet langer dan 25 minuten. Ik neem vervolgens 5 minuten pauze en daarna werk ik weer 25 minuten. Zoiets noemt de Pomodoretechniek. Deze techniek werd ontwikkeld aan het eind van de jaren tachtig door Francesco Cirillo en is genoemd naar die bekende keukenwekker in de vorm van een tomaat.

Zet alle berichtgevingen uit
Al die nieuwe en moderne apparaten zoals tablets, smartphones, wearables, … allemaal super interessant. Het kan je productiviteit behoorlijk vooruithelpen … maar het kan je productiviteit ook helemaal onderuithalen. Voor de notificaties, de berichtgevingen kunnen enorm storend zijn. Zet het daarom allemaal uit. Als je niet oplet ben je anders een hele dag bezig met dat wat het luidste roept: email, telefoon, berichtjes, sociale media, … .
Zelfs mijn iphone staat een hele dag op “niet storen”. Je kan trouwens instellen dat je favorieten wel doorkomen.
Het is zo bevrijden en vooral rustgevend, dat ik zelf kan beslissen wanneer ik met mail, sociale media of telefoon bezig ben.

Dit zijn alvast mijn tips om slimmer te werken in plaats van harder. Maar er zijn nog veel meer tips. Wellicht heb jij er ook eentje aan te te voegen.

VRAAG: Ik ben benieuwd naar jouw ultieme tip om slimmer te werken. Schrijf het hieronder bij de reacties.