Jouw werkdag kunnen afronden en alles afgewerkt hebben. Alle taken op je lijstje netjes afgevinkt. Hoe heerlijk is dat. Helaas hoor ik veel mensen zeggen dat ze nooit klaar zijn met het werk, en soms zelfs overspoeld worden door teveel todo's en teveel engagementen.

Anja nam hiervoor contact op. En ik deel graag haar vraag met je.

Ze schrijft: “Elke dag schrijf ik gedisciplineerd al mijn todo’s op, maar slaag er bijna nooit in om heel dat lijstje af te werken. Dit frustreert mij enorm en voel me overspoeld door te veel werk. Wat doe ik verkeerd?”

Dankjewel Anja voor deze zeer herkenbare vraag.

Verzamelen

Wat Anja al zeer goed doet is het opschrijven of “verzamelen” van haar taken. Je hoofd is bedoeld om slimme oplossingen te bedenken en ideeën te creëren, niet om ze vast te houden. Daarom is het belangrijk om een betrouwbaar systeem te hebben, en dat is niet ons hoofd.

Doe het werk

Daarnaast is actie belangrijk. Veel mensen die ik ken zijn goed in verzamelen, maar minder goed in doen. Om dingen te gedaan te krijgen heb je 1% inspiratie nodig en 99% transpiratie. Weten wat je te doen hebt is goed, het ook effectief doen het allerbelangrijkst.

Alleen wringt hier ook niet het schoentje bij Anja. Want ze doet wat er op haar lijstje staat, alleen heeft Anja teveel te doen. Ze is overspoeld door teveel. En dit is herkenbaar voor veel mensen.

Het grote probleem is capaciteit: te veel te doen, te weinig tijd.

Het herinnert mij aan een uitspraak die ik in mijn jeugd heel vaak heb mogen horen: “Jan, je ogen zijn weer groter dan je buik”.  Het is iets typisch menselijk: we willen meer dan wat mogelijk is. En we overschatten onszelf. We denken dat we meer kunnen of sneller klaar zijn met een bepaalde taak.
Iets niet kunnen afwerken leidt tot frustratie.  Je dag niet kunnen afronden met het gevoel van klaar te zijn, is nefast voor je werkvreugde.

Onze tijd is beperkt. Alsook onze energie en aandacht … en alle natuurlijke bronnen. We worden geconfronteerd met grenzen. We hebben maar 1 aarde, we hebben maar 1 leven, we hebben maar 24 uur in een dag.

Prioriteiten stellen in jouw betrouwbaar systeem

Zoals eerder geschreven hebben we nood aan een betrouwbaar systeem. Of je nu werkt met pen en papier, of met een app op de computer, dat maakt niet uit. Mijn betrouwbaar systeem bestaat trouwens uit verschillende stukjes software: Todoist (voor al m’n taken), Evernote (voor m’n notities) en Spark (e-mail) en Google Agenda.

Het systeem vullen met taken is niet moeilijk. Al je taken opschrijven op een blad papier (wat het systeem van Anja is) lukt aardig. Maar hierin orde scheppen, dat is een ander paar mouwen.

Daarom is een antwoord formuleren op de volgende vragen belangrijk:

1. Wat zijn jouw focusgebieden?
2. Wat zijn hierin jouw korte en lange termijn doelstellingen?
3. Wat is jouw kernwerk?
4. Wat zijn helpende routines?

Jouw TOP 3 per dag, per week en per maand

Als dit duidelijk is, dan kun je dagelijks aan de slag met het bepalen van je TOP 3. Dit zijn de 3 belangrijkste taken voor de dag. De taken die je helpen om jouw doelen te realiseren en hoort bij jouw kernwerk.

Hetzelfde principe kun je trouwens ook toepassen voor de komende week, maand en kwartaal. Zo bepaal ik telkens wat mijn TOP 3 is voor de week, maand en kwartaal. Zo realiseer ik mijn 10 tot 12 grotere doelen per jaar.

Heb je jouw TOP 3 gedaan voor de dag, voel dan hoeveel voldoening dat geeft. De rest van de dag kun je besteden aan minder belangrijk werk.
In de komende weken schrijf ik over hoe je zo’n betrouwbaar systeem opzet, wat focusgebieden zijn, hoe je je doelstellingen bepaald, wat je kernwerk is en hoe routines hierin helpend zijn.

Besluit

✔ Schrijf je taken op in een betrouwbaar systeem, dat is alvast een grote stap voorwaarts, ... maar niet voldoende.

✔ Weet waar je naartoe wil, wat je focusgebieden zijn én wat je kernwerk inhoudt, dat is cruciaal.

✔ Bepaal elke dag jouw TOP 3 en hou rekening met je capaciteit.

✔ En vervolgens: doe het werk🙂