Slecht nieuws brengen, we moeten het allemaal wel eens doen. De manier waarop je het doet kan mensen ondersteuning bieden of kan ook echt mensen breken.

Afgelopen week las ik in de krant dat een dokter voor de rechter moet verschijnen, omdat ze het nagelaten heeft om slecht nieuws te brengen aan haar patiënt waardoor een juiste behandeling niet opgestart kon worden met de dood als gevolg.

Er zijn vele vormen en gradaties van slecht nieuws: een simpele “nee” kan al slecht nieuws zijn, of iemand vertellen dat hij ontslagen is, of vertellen dat hij ernstig ziek is of dat iemand overleden is, of dat de relatie gedaan is, ...

Juist afstemmen

Het is een kunst op zich om op een goede manier slecht nieuws brengen. We denken dat slecht nieuws gaat over de juiste woorden, maar veel belangrijker is een juiste afstemming.

Slecht nieuws is het overbrengen van een feit, een gebeurtenis, een beslissing die onveranderlijk is. Veel belangrijker dan de juiste woorden te vinden, is een juiste afstemming met de ander. Het is van groot belang dat je loskomt van jezelf, jouw ideeën over het slechte nieuws (want misschien is het helemaal geen slecht nieuws), loskomen van je eigen gevoelens zodat je je helemaal kunt afstemmen op de ander en een empathische houding kunt aannemen.

Valkuilen bij een slecht nieuwsgesprek

Er zijn een aantal valkuilen die op de loer liggen bij een slechtnieuwsgesprek. Ze lijken evident en toch trappen veel mensen erin. Misschien ook herkenbaar voor jou?

• Je onderschat of overschat hoe erg het nieuws aankomt
• Je reageert inhoudelijk op de gevoelens van de ander, in plaats dat je ze gewoon laat bestaan
• Je stelt de mededeling uit, je draait rond de pot en laat de ander lange tijd in onduidelijkheid
• Je gaat het slecht nieuws verbloemen
• Je praat teveel over jezelf en hoe moeilijk jij het wel vindt
• Je verzwijgt het slechte nieuws

Bijvoorbeeld: ontslag Fout: “Jos, we hebben al vele gesprekken gehad en ik zou graag met jou willen spreken over je functioneren. Ik zie dat je enorm hard je best doet en ik apprecieer dat enorm. We hebben jouw functioneren nauwkeurig gevolgd en zien dat je heel hard je best doet. We waren er gerust in. Maar nu moeten we toch concluderen dat het misschien niet altijd even goed was".

Juist: "Jos, we hebben slecht nieuws. We hebben besloten om de samenwerking stop te zetten".

Hoe dan wel? 4 fasen van het slechtnieuwsgesprek

Een goed “slechtnieuwsgesprek” is in de eerste fase vooral éénrichtingsverkeer. Daarnaast is het belangrijk dat je als boodschapper je maximaal voorbereidt op de mogelijke emoties die de boodschap kan opwekken. Rustig blijven en bewust klaarstaan voor een eventuele vraagstelling is essentieel.

Eerste stap: Meedelen van het slechte nieuws

Deel de klap uit en zeg wat er te zeggen is. Ga niet eerst een inleiding geven, maar doe het snel. De ander voelt heel snel aan dat er slecht nieuws op komst is, dus maak het lijden niet te lang. Gebruik ook heldere en verstaanbare taal. Spreek op een warme meelevende toon als het gaat om iets waar je zelf niet in betrokken bent. Als je zelf medeverantwoordelijk bent voor een beslissing hanteer je een eerder zakelijke stijl (anders incongruent).

Wat je best niet doet, is nu al gaan verantwoorden waarom je de beslissing genomen hebt.

Tweede stap: Frustratievermindering

Hier vang je de eerste emoties op, als er al emoties zijn. Ga er niet vanuit dat jouw slechtnieuwsboodschap ook echt als een slecht nieuws zal ontvangen worden. Soms is het net goed nieuws. Bijvoorbeeld bij ontslag kan de ander net blij zijn dat er een einde komt aan de samenwerking.

Wees vooral bij de ander, zonder woorden. Gewoon steungevend en geef ruimte en tijd om de emoties te laten komen. Neem een luisterende houding aan.

Derde stap: Argumenten toelichten en opnieuw opvangen

Ben je (mede)verantwoordelijk voor de beslissing of het slechte nieuws, dan kun je in deze fase een verantwoording geven voor je beslissing. Maar doe dit enkel als de ander erom vraagt. Geef een korte, verduidelijkende boodschap of een duidelijke argumentatie.

Vierde stap: Probleemhantering en hoe verder?

Als de ander aangeeft er klaar voor te zijn, dan kun je samen zoeken naar de volgende stap. Hoe moet het verder? Als er geen oplossingen of perspectieven komen vanuit de betrokkene, kan je proberen voorzichtig zelf met een voorstel te komen. Zoek samen naar hulpbronnen. Accepteer ook dat iemand geen prijs stelt op hulp op dat moment of van jou.

Vraag: wanneer kreeg of gaf jij voor het laatst slecht nieuws en hoe was dat voor jou? Wat apprecieerde jij in de ander?