De week waarin alles klopte en er niets van jou in stond

Je agenda laat zien wat je voorrang gaf, ook als je dat nooit zo bedoeld hebt. Wie leiding geeft, weet hoe snel een week volloopt: een overleg dat uitloopt, een medewerker die even binnenspringt, een probleem dat vandaag nog opgelost moet worden. Op vrijdag heb je alles gedaan wat moest, niemand is teleurgesteld en er is niets blijven liggen. En toch vind je er bij het terugkijken bijna niets in terug van de reden waarom je dit werk ooit wilde doen.

Een teamleider en zijn week.

Een situatie die ik in mijn coaching vaak tegenkom, samengesteld uit verschillende mensen: een teamleider die leidinggevende werd omdat hij graag met mensen werkt en omdat de inhoud hem boeit. Hij was goed in zijn vak, en de stap naar leidinggeven voelde logisch.

Een paar jaar later ziet zijn week er anders uit. Maandag begint met het wekelijkse overleg, dinsdag met een personeelsprobleem dat niet kan wachten, en tussendoor staat er om het halfuur iemand in de deuropening met de vraag "heb je even?". Hij doet zijn werk, en hij doet het goed. Alleen schuift het deel waarvoor hij ooit enthousiast werd telkens een week op: echt met zijn mensen praten over hoe ze groeien, of nadenken over waar het met zijn team naartoe moet. In zijn hoofd klinkt het ongeveer zo: "Volgende week, als het wat rustiger is." Dat rustiger moment komt zelden.

Ik ken dat zelf ook. Als directeur van Iona, een zorggemeenschap in Kessel (Nijlen), kan mijn agenda helemaal vol staan met overleg, vragen van medewerkers en zaken die dringend opgelost moeten worden. Aan het einde van zo'n week heb ik veel gedaan en voor veel mensen klaargestaan, en toch nauwelijks tijd genomen om stil te staan bij wat ik zelf belangrijk vind, of bij waar ik met Iona naartoe wil.

Wat je week eigenlijk zegt.

Wie zo'n week kent, zoekt de oplossing meestal in een betere planning: een nieuwe app, vaste blokken in de agenda, strenger zijn voor jezelf. Dat helpt soms een paar weken. Daarna loopt de agenda weer vol, omdat een planning niet verandert waar je voorrang aan geeft.

Het dringende wint bijna altijd, want het heeft een gezicht: iemand die wacht, een deadline, een mail met een uitroepteken. Wat voor jou belangrijk is, heeft dat niet. Niemand belt om te vragen of je al nagedacht hebt over waar je team over twee jaar staat. Dus schuift het op, zonder dat je daar ooit bewust voor gekozen hebt. Kijk je op vrijdag terug, dan staat er in je agenda een hele reeks beslissingen die je nooit genomen hebt.

En er komt geen uur bij in je week. Wil je plaats maken voor wat van jou is, dan moet je kiezen wat er blijft liggen. Voor wie graag klaarstaat voor zijn mensen, voelt dat eerst raar.

Je week als een kasticket.

In een gesprek met zo'n teamleider leggen we vaak zijn agenda van de voorbije week op tafel.

Je agenda laat zien wat je voorrang gaf, ook als je het niet zo bedoelde.

Neem je agenda van vorige week erbij en lees ze als een kasticket: waar heb je deze week eigenlijk voor betaald, met je tijd? Zet bij elk blok een klein tekentje. Ging het om wat een ander dringend vond, of om het werk waarvoor je deze job ooit wilde? Tel ook wat er niet in je agenda staat en toch uren kostte, zoals de mails 's avonds, het telefoontje in de auto of het halfuur in de gang. Je hoeft niets te beoordelen. Het gaat erom dat je ziet hoe de verhouding ligt.

Kies daarna één ding dat volgende week mag blijven liggen. Een overleg waar je niet per se bij moet zijn, een vraag die iemand anders ook kan beantwoorden, een rapport dat een dag later ook goed is. Geef het uur dat vrijkomt aan dat tweede soort werk, en zet het in je agenda zoals je een afspraak met iemand anders zou zetten. Dat kost iets: iemand zal even moeten wachten, of wat later antwoord krijgen. Dat hoort erbij, en het is net het stuk dat de meeste leidinggevenden het lastigst vinden. Eén uur maakt van je week nog geen andere week. Het kan wel het eerste uur in lange tijd zijn dat je zelf gekozen hebt.

Soms merk je bij die oefening dat je agenda vol zit omdat alles bij jou terechtkomt, omdat er geen tussenlaag is, de rollen niet duidelijk zijn of niemand anders mag beslissen. Dan gaat de vraag minder over jou en meer over je team en je organisatie. Daar werk ik samen met Wendy Stippelmans aan in de MENSENzaak ↗ (opent in een nieuw tabblad). Merk je dat het al jaren zo loopt en dat je er alleen niet uit geraakt, dan kan je er samen met mij aan werken in Sterker Leiden, een traject van drie maanden voor leidinggevenden.