Te veel op je lijst en te weinig tijd?

"Elke dag schrijf ik gedisciplineerd al mijn todo's op, maar ik slaag er bijna nooit in om heel dat lijstje af te werken. Dat frustreert me enorm, en ik voel me overspoeld door te veel werk. Wat doe ik verkeerd?"

Dat schreef Anja, die een training bij mij volgde, in een mail aan mij. Ik hoor die vraag vaak, in andere woorden. Je werkdag afsluiten met alles afgevinkt, hoe heerlijk is dat. Veel mensen kennen dat gevoel amper nog. Ze zijn nooit klaar, en elke avond voelt als een beetje tekortschieten.

Wat Anja al goed doet.

Anja schrijft haar taken op, en dat is een grote stap. Je hoofd is een slechte kast: wat je erin legt, valt eruit op het verkeerde moment, meestal om drie uur 's nachts. Een lijst op papier of in een app houdt het vast, zodat je hoofd vrij is voor het werk zelf.

En ze doet ook wat erop staat. Veel mensen zijn goed in verzamelen en minder goed in doen. Bij Anja wringt het schoentje daar niet.

Het probleem is de ruimte.

Als kind kreeg ik aan tafel vaak te horen: "Jan, je ogen zijn weer groter dan je buik." Met werk gaat het net zo. We willen meer dan wat mogelijk is, en we overschatten onszelf. We denken dat een taak sneller klaar is dan in werkelijkheid, of dat er vandaag nog wel iets bij kan.

Een dag heeft maar 24 uur, en je energie en je aandacht zijn ook op een bepaald moment op. Wie elke dag een lijst maakt die in geen twee dagen past, bouwt de frustratie zelf in. Met je discipline is weinig mis. Er staat gewoon meer op je lijst dan in een dag past.

Kies wat vandaag telt.

Je lijst vullen is makkelijk. Er orde in brengen is een ander paar mouwen, en een beter systeem lost dat maar half op. Ik werk zelf met mijn agenda en met één app waar al mijn taken in staan. Of je met pen en papier werkt of met een app, maakt weinig uit. Wat wel uitmaakt, is dat je weet wat er voor jou toe doet, zodat je niet elke ochtend opnieuw moet beslissen.

Kiezen wat blijft liggen, hoort bij het werk.

Kies daarom elke ochtend drie dingen die vandaag tellen. Eén daarvan mag iets zijn wat alleen voor jou is: een wandeling, een telefoontje dat je al weken uitstelt, een uur aan iets wat je graag doet. Staat dat er drie dagen na elkaar niet in, dan zegt dat iets over je week, en dat is de moeite om op te merken.

Wat niet in je drie staat, mag blijven liggen. Kiezen wat blijft liggen, hoort bij het werk, net zoals het afvinken. Dat voelt de eerste weken ongemakkelijk, want er ligt altijd wel iets wat iemand anders belangrijk vindt. Soms kan het echt niet anders, omdat een deadline of een ziek kind het overneemt. Merk je dat het bijna altijd zo loopt, dan gaat je vraag misschien minder over je lijst en meer over waar je ja tegen zegt. Blijft iets week na week liggen, lees dan Uitstelgedrag aanpakken: waarom je uitstelt en wat dan helpt.